Comercio

Remesas para gastos de terceros: ¿En cuenta exclusiva para ello?

Anteriormente hablamos de que el estado realizando diversas publicaciones en las que se abordan problemáticas tanto jurídicas como operativas del nuevo esquema de Gasto por Cuenta de Terceros, el cual entró en vigor el 30 de abril de 2019.
Otra de las problemáticas que se enfrenta en la práctica es que la Regla 2.7.1.13. establece la obligación de tener una cuenta bancaria exclusiva para la recepción de estos fondos. Al respecto se han generado una serie de dudas sobre su aplicación. Por tanto, es conveniente hacer una revisión de la regla, desde el punto de vista de esta obligación en particular.
La regla establece dos mecánicas para la transferencia de fondos entre el contribuyente y el tercero a través del cual se efectúan las erogaciones:
* Una mecánica consiste en que el tercero realiza en primera instancia el gasto por cuenta del contribuyente, y posteriormente el contribuyente le rembolsa las cantidades correspondientes.
* La segunda mecánica consiste en que el contribuyente envía una remesa al tercero para que de ahí disponga y disperse los pagos.
Para la primera mecánica, la del rembolso de gastos, el nuevo esquema no contempla ninguna obligación de tener una cuenta específica para estos efectos.
Es la segunda mecánica, la del envío anticipado de remesas, para la cual se establece la obligación: de entregar el dinero mediante cheque nominativo a favor del tercero o mediante traspasos a sus cuentas por instituciones de crédito o casas de bolsa, y para lo cual “el tercero deberá identificar en cuenta independiente y solamente dedicada a este fin, los importes de dinero que les sean proporcionados para realizar erogaciones por cuenta de contribuyentes”.
De una primera lectura puede no quedar claro a qué se refiere la regla al hablar de una “cuenta independiente”, pues no resulta claro si se refiere a una cuenta en la contabilidad o a una cuenta bancaria.
Si bien la duda es natural, del análisis armónico de la regla se desprende que la autoridad quiso referirse a una “cuenta bancaria”; es decir, que el contribuyente debe tener una cuenta bancaria para uso exclusivo de esos depósitos y movimientos relacionados con las erogaciones por cuenta de contribuyentes.
Otra duda es si la cuenta debe ser exclusiva para un cliente, o si puede utilizarse una misma cuenta para todas las remeses de los clientes. Si bien la regla no detalla este punto, se entiende que es una sola cuenta bancaria dedicada a recibir todas las remesas de los clientes; es decir, las remesas de todos los clientes, sin importar si son diversos clientes, llegan a una sola cuenta. Esta cuenta debe ser utilizada únicamente para recibir estas remesas.
Si bien la recomendación es muy válida para fines de controles internos, también es necesario reconocer que esta medida es útil para empresas como agencias aduanales, o de naturaleza similar, que su actividad precisamente requiere de este tipo de manejo de flujos, pues cuando se trata de empresas o personas que esporádicamente se ven en la necesidad de hacer este tipo de operaciones, resultará muy costoso abrir una cuenta bancaria exprofeso para estos fines.
Dada la nueva obligación, es necesario que se revisen las implicaciones administrativas, costos de cumplimiento y controles internos de realizar este tipo de operaciones que, si bien pueden ser muy necesarias en la operación diaria, bajo estos nuevos lineamientos pueden llegar a representar un riesgo fiscal si es que no se cumple cabalmente con los nuevos requisitos.